4 Software Video Conference untuk Meningkatkan Produktifitas Selama WFH dan Perbandingannya

Kolaborasi merupakan salah satu kunci kesuksesan organisasi. Anda mungkin kerap mendengar pernyataan tersebut saat mengikuti seminar atau pertemuan komunitas. Bukan tanpa alasan kata-kata tersebut digaungkan, terutama saat dunia sedang menghadapi pandemi Covid-19 yang melumpuhkan berbagai sektor yang menyebabkan seluruh pekerja harus work from home (WFH).

Bertahan Hidup dengan Mengandalkan Teknologi

Pandemi yang telah berlangsung selama beberapa bulan memaksa perusahaan-perusahaan dari berbagai bidang mencari jalan alternatif untuk mempertahankan bisnis. Dalam hal ini, video conference jadi kegiatan yang mulai diandalkan untuk menjalankan kolaborasi bagi organisasi.

Sebenarnya, video conference bukan sesuatu yang baru karena sudah digunakan beberapa perusahaan, terutama yang berbasis teknologi. Namun, penerapan new normal yang mendorong banyak pihak untuk bekerja dari rumah (work from home) membuat pemakaiannya semakin normal.

Meski jumlah platform video conference terbilang banyak, ada sejumlah kriteria yang perlu dipenuhi untuk membentuk kolaborasi kerja maksimal, antara lain:

• Mudah dioperasikan untuk macam-macam latar belakang maupun skill set yang diperlukan perusahaan yang bersangkutan
• Kompatibel untuk berbagai sistem operasi seperti Windows, Mac, dan Linux
• Bisa diinstal pada macam-macam perangkat elektronik seperti personal computer, laptop, ponsel pintar, tablet, hingga smartwatch
• Memiliki kapasitas minimal 100 orang dan tak punya batasan waktu untuk meeting
• Menyediakan fitur-fitur penunjang komunikasi seperti persistant chat, work/team space management, breakout session, hingga webinar
• Dapat terhubung dengan PSTN
• Menyediakan enkripsi untuk level korporasi

Rekomendasi Software untuk Video Conference

Berdasarkan kriteria di atas, setidaknya ada empat software yang dapat membantu perusahaan untuk mengadakan video conference, diantaranya:

Cisco Webex

Diakuisi sejak 2007 oleh Cisco, Webex berkembang menjadi perusahaan video dan web conference yang diandalkan banyak perusahaan. Bahkan mereka menyediakan hardware yang bisa Anda pakai sesuai kebutuhan. Sementara Cisco Webex muncul sebagai opsi alternatif bagi organisasi maupun perusahaan yang ingin melakukan kolaborasi kerja online.

Ada dua jenis layanan yang ditawarkan Cisco Webex Meetings, antara lain versi gratis dan berbayar. Beberapa perbedaan mendasar dari kedua versi tersebut mencakup jumlah partisipan, kapasitas penyimpanan untuk merekam, hingga analytic.

Kelebihan

• Kompatibel untuk berbagai sistem operasi (Windows, Mac)
• Bisa dipasang pada macam-macam perangkat elektronik seperti ponsel pintar, laptop, dan tablet
• Sudah menyediakan virtual workspace management
• Pada versi gratis, durasi meeting tak dibatasi dan menyediakan free cloud 1GB untuk kebutuhan rekaman
• Bisa deploy dengan Hybrid Methode dan diintegrasikan dengan PTSN Call
• Dilengkapi analytic dan dapat dihubungkan dengan Exchange maupun Google Calendar
• Standar keamanan tertinggi untuk enkripsi
• Video pada screen sharing bisa mencapai 30fps

Kekurangan

• Pembelian Cisco Webex di Indonesia hanya bisa dilakukan ke partner mereka, misalnya Edavos.com
• Webex Meetings dan Webex Teams merupakan dua platform terpisah
• Terbilang ‘berat’ dibandingkan platform lain karena tingginya sistem keamanan

Zoom

Didirikan Eric Yuan, Zoom dikembangkan pada 2011 sebelum diperkenalkan pada publik pada 2013 dan menyediakan versi gratis. Ada pula versi berbayar bagi anggota yang membutuhkan fitur premium. Terlepas dari kontroversi keamanan, Zoom masih diminati karena menawarkan kemudahan nya. Adapun kelebihan dan kekurangan yang dimiliki, di antaranya:

Kelebihan

• Versi gratis tersedia untuk anggota yang ingin mencoba tanpa mengeluarkan uang
• Kompatibel untuk berbagai sistem operasi (Windows, Mac, Linux)
• Bisa dijalankan di ponsel pintar hingga laptop
• Dapat diintegrasikan dengan perangkat konferensi video lainnya
• Menyediakan breakout session dan webinar
• Antarmuka intuitif dan bersahabat untuk pemula

Kekurangan

• Kapasitas maksimal untuk versi gratis hanya 40 orang
• Untuk mengadakan meeting room, Anda harus menghubungkan platform dengan macam-macam perangkat seperti kamera, audio-video, display, controller, dan OS Zoom Room
• Pembayaran minimal harus 10 host
• Belum menyediakan virtual workspace management
• Memerlukan tim IT untuk standby saat online meeting berlangsung
• Masih bermasalah dengan sistem keamanan.

Microsoft Teams

Sejak pemberlakuan work from home, penggunaan Microsoft Teams mengalami kenaikan yang cukup signifikan. Wajar saja mengingat platform besutan Microsoft ini menyediakan berbagai fitur canggih seperti bundling bagi Anda yang berlangganan Office 365. Dengan begitu, Anda bersama rekan kerja dapat berbagi dokumen dalam online meeting lewat Microsoft Teams.

Namun, berbeda dari platform-platform lain, Microsoft Teams belum menghadirkan versi gratis. Kendati demikian, Anda bisa memanfaatkan promo trial selama Covid-19 berlangsung. Disitat dari sejumlah sumber, trial tersebut berlangsung selama maksimal enam bulan atau 180 hari.

Kelebihan

• Kompatibel untuk beberapa sistem operasi, termasuk Windows dan Mac
• Dapat diinstal di sejumlah perangkat seperti ponsel pintar, laptop, dan tablet
• Menyediakan screen sharing untuk kebutuhan presentasi
• Sudah menghadirkan virtual workspace management

Kekurangan

• Mempunyai theme yang terbatas (light, dark, dan high contrast)
• Hanya mendukung integrasi ke 150 aplikasi (termasuk Office 365)
• Harga versi berbayar terbilang mahal dibandingkan platform sejenis

Google Meet

Selanjutnya ada Google Meet yang bisa dipakai perusahaan untuk web conference. Karena berada di bawah naungan Google, software ini dapat diakses dengan mudah bagi pengguna yang sudah membuat akun di Gmail. Secara default, Anda juga mendapatkan Google Meet versi gratis dengan nama Google Hangout.

Fitur-fitur yang disediakan Google Meet pun terbilang sederhana. Antara lain call (audio dan video), chat, dan screen sharing. Ada juga fitur lain yang dapat diperoleh lewat Gsuit Preference, misalnya saja Calendar. Belakangan dikabarkan Google akan memperbarui Google Hangout agar mempunyai tampilan menyerupai Meet.

Kelebihan

• Menyediakan versi gratis lewat Google Hangout
• Kompatibel untuk berbagai sistem operasi (Windows, Mac, Linux)
• Bisa diinstal dalam berbagai perangkat (ponsel pintar, laptop, hingga tablet)
• Dapat membantu presentasi dengan screen sharing

Kekurangan

• Kapasitas maksimal untuk versi gratis hanya delapan orang, berbeda dengan versi berbayar yang mencapai maksimal 250 orang
• Belum bisa diintegrasikan ke ruangan meeting yang lebih besar
• Belum menyediakan virtual workspace management
• Pemilihan layout terbatas
• Screen sharing sering kali bermasalah, sehingga display harus diatur manual

Kesimpulan

Dari ulasan singkat empat platform video conference di atas, berikut sejumlah hal yang dapat Anda pertimbangkan untuk mengambil keputusan akhir:

• Pengguna pemula yang belum terbiasa dengan fitur sebaiknya mencoba dulu versi gratis atau trial yang disediakan platform
• Organisasi kecil yang memerlukan platform yang mendukung rapat di ruangan besar dapat memakai Zoom, Microsoft Teams, atau Cisco Webex
• Sementara Microsoft Teams dan Cisco Webex direkomendasikan untuk team management
• Zoom dan Cisco Webex adalah opsi tempat untuk breakout session dan webinar
• Google Meets dan Cisco Webex unggul dalam sistem keamanan, terutama yang berkaitan dengan data pribadi pengguna

Terlepas dari penilaian kami, apapun pilihan anda bergantung dari requirement yang anda butuhkan, kami menggunakan webex karena software ini tidak hanya sekedar web conferencing, tapi sebuah platform yang dapat menggabungkan antara call, chat, dan video meeting serta team management.

Semoga Anda menemukan software video conference sesuai kebutuhan untuk tetap produktif selama pandemi Covid-19 berlangsung!