Mendesain Ruang Kerja Di Era New Normal

Pandemi virus covid-19 yang sedang mewabah sejak awal tahun 2020 membuat seluruh organisasi harus melakukan perubahan bisnis. Dari kegiatan bisnis konvensional diubah menjadi kegiatan digital termasuk dalam hal berkolaborasi.

Di Indonesia banyak wilayah yang menerapkan peraturan Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB), peraturan ini menerapkan seluruh masyarakat untuk social distancing sehingga sebagian organisasi harus membuat program shifting ataupun bekerja di rumah sementara untuk karyawannya.

Banyak kendala yang terjadi di saat adanya suatu perubahaan baru dari bingungnya memilih software meeting online  dan bagaimana caranya memaksimalkan ruangan yang ada menjadi ruang meeting online supaya lebih efektif dan efisien.

6 Alasan membuat ulang desain ruang kerja di era digital

1. Meningkatkan intensitas komunikasi antar karyawan
2. Meningkatkan produktifitas kerja
3. Mempersiapkan struktur yang lebih fleksibel
4. Meningkatkan kepuasan terhadap client
5. Membuat kultur kerja yang ber-orientasi pada inovasi
6. Meng-optimalkan investasi pada ruang kerja yang sudah disiapkan

7 hal yang anda perlukan saat menyiapkan platform ruang kerja, diantaranya:

1. Apakah ruangan kerja anda sesuai dengan kebutuhan pekerjaan anda?
2. Apakah ruangan kerja anda memiliki video conference?
3. Apakah ruangan tersebut tersedia whiteboard?
4. Apakah ruangan tersebut dapat di booking secara personal?
5. Apakah perangkat kolaborasi yang tersedia dapat terintegrasi dengan productivity tools yang ada?
6. Apakah karyawan anda memiliki pengalaman yang sama, saat anda bekerja di meja, di ruang meeting, atau bahkan Ketika di rumah ?
7. Apakah ketika terjadi permasalahan dengan tool kolaborasi yang anda gunakan, anda dapat dengan mudah menyelesaikannya?

Desain Ruang kerja

1. Personal Desk

Personal desk atau meja kerja pribadi, merupakan tempat dimana karyawan anda menghabiskan sebagian besar waktunya, mereka memerlukan akses ke alat kolaborasi yang terintegrasi ke dalam alur kerja dengan mulus, sehingga menawarkan pengalaman yang sama, dimanapun atau kapanpun mereka bekerja.

Sehingga dengan pengalaman yang selaras ini, dapat mengurangi degradasi yang menghambat produktivitas kerja. Namun dengan terlalu banyak tools yang harus disiapkan juga sangat menghambat produktivitas kerja, karena tools tersebut tidak bisa saling terintegrasi.

Edavos memberikan solusi terbaik untuk mendesain personal desk anda dengan perangkat Cisco DX 70/80/Pro Series, dimana anda menjadikan personal desk anda menjadi collaboration space yang akan ter-integrasi dengan mudah dengan software produktifitas anda.

Dengan kemampuan camera video conferencing yang sudah terintegrasi dengan microphone dan display, dan juga digital whiteboarding. Selain itu display yang dapat di jadikan sebagai monitor ke-2 membuat pekerjaan anda lebih mudah, tanpa harus menggunakan devices lain.

Yang lebih penting adalah setup yang simple, tanpa harus menggunakan berbagai macam docking/converter untuk menghubungkan itu semua.

2. Huddle Space/Creation space

Saat ini kebutuhan Huddle space, atau ruang meeting kecil dengan kapasitas 2 sampai 4 orang menjadi sangat popular, setiap organisasi baik besar ataupun kecil perlu mendedikasikan sebagian dari tempat kerja mereka dalam bentuk kelompok-kelompok kecil untuk mendiskusikan pekerjaan mereka. Ruang ini membutuhkan teknologi yang memungkinkan mereka untuk berbagi ide dan berkolaborasi secara efektif.

Untuk mendesign huddle space yang optimal bagi organisasi anda, anda perlu mempertimbangkan berbagai hal berikut:

• Apakah di Huddle space ini, karyawan anda dapat berdiskusi dengan pihak luar menggunakan video conferencing?
• Apakah di ruangan huddle space ini, dibutuhkan whiteboarding untuk mencatatkan ide-ide brilian di saat diskusi bersama?
• Jika diletakkan di tempat terbuka, apakah perangkat video conference dilengkapi dengan peredam kebisingan?
• Apakah orang-orang dapat menggunakannya perangkat penunjang tersebut dengan mudah dengan berbagai latar belakang kemampuan?

Edavos memberikan solusi terbaik dalam mendesain ruang huddle yaitu dengan menggunakan perangkat Cisco Webex Room Kit Mini. Fitur-fiturnya sebagai berikut:

• Camera 4K yang support sampai 120 degree
• Speakers yang memiliki subwoofer sangat baik
• Microphone yang sudah ter-integrasi dan memiliki feature noise cancellation
• Fitur sharing presentation baik untuk menggunakan konektifitas fisik dengan HDMI, maupun secara wireless.
• Fitur analytic, dimana anda dapat meng-evaluasi penggunaan ruangan anda

3. Meeting Space/Creation Room Space

Pada Umumnya, ruangan meeting konvensional dilengkapi tools yang sangat banyak, seperti telepon konferensi, papan tulis, proyektor beserta layarnya, perangkat video konferensi, speakers, microfon, audio/video mixer, dll.

Banyaknya tools yang dibutuhkan menyebabkan ruangan menjadi tidak optimal dan berantakan dengan banyaknya kabel penghubung.

Ruang meeting ideal harus memenuhi kriteria sebagai berikut:

• Memiliki perangkat video conference yang memiliki kualitas tinggi
• Dapat melakukan sharing content baik secara lokal maupun virtual
• Dapat mengeliminasi berbagai tools seperti telepon, whiteboard, projector, speakers, mikrofon menjadi satu buah devices
• Memiliki fitur noise deteksi, agar audio dan video saat video konferensi berlangsung menjadi optimal
• Mudah digunakan oleh berbagai macam latar belakang orang
• Memiliki analisis perangkat untuk mengukur optimalisasi ruangan yang ada.
• Jika terjadi problem, akan mudah diselesaikan dengan cepat.

Edavos memberikan solusi terbaik dalam mendesain ruang meeting yaitu dengan menggunakan perangkat Cisco Webex Room kit mini, yang digabungkan dengan display interactive board.

Anda dapat menggantikan seluruh tools tersebut menjadi satu devices yang multi fungsi, sehingga ruangan anda menjadi lebih ringkas namun tidak meninggalkan fungsi-fungsi yang di butuhkan sehingga ruang kerja anda lebih efektif dan efisien.

4. Board Room/C-Suite Room

Board Room merupakan representative ruang meeting sebuah organisasi, pada konvensional board room biasanya ruangan ini sangat besar dilengkapi berbagai furniture untuk mendapatkan pengalaman meeting terbaik.

Dalam kondisi normal ruangan board room biasanya hanya melakukan pertemuan tatap muka, namun dalam kondisi seperti pandemi ini kebanyakan ruangan board room membutuhkan perangkat video conference yang memiliki kualitas tinggi.

Untuk mendapatkan pengalaman terbaik saat melakukan meeting secara virtual di board room, idealnya ruangan board room harus mencakup sebagai berikut:

• Pengalaman video Premium
• Audio Jernih, serta tampilan dengan definisi tinggi.
• Dapat berbagi konten tanpa harus mengorbankan tampilan antar muka.
• Furniture dan finishing yang presisi, sehingga dapat dioptimalisasi dengan ruangan yang ada.
• Bila memungkinkan, terdapat assistant digital yang dapat membantu anda untuk memulai rapat, membuat catatan dan membuat transkripsi.

Edavos memberikan solusi terbaik dalam mendesain ruang meeting yaitu dengan menggunakan perangkat cisco webex roomkit pro. Fitur-fitur Webex Roomkit Pro, diantaranya:

• Cisco Webex Quad Camera: Sistem kamera dengan empat kamera digital tertanam yang memungkinkan gambaran umum terbaik dan kemampuan pelacakan speaker. Dengan Quad Camera, Room Kit Pro juga dapat memberikan analitik seperti jumlah orang.
• Cisco Speaker Track: Sistem kamera ganda yang dilengkapi dengan pendekatan pengalihan langsung yang unik untuk pelacakan speaker dengan dua kamera Precision 60.
• Cisco Presenter Track: Memudahkan penyaji untuk bergerak di depan ruangan, menggunakan Kamera Presenter 60 untuk mengikuti penyaji dalam zona yang ditentukan.

Kesimpulan

Kita memasuki era baru yaitu new normal dimana adanya perubahan cara kerja. Setiap organisasi harus melakukan transformasi cara kerja supaya karyawan dapat produktif dan nyaman ketika bekerja dimanapun dan kapanpun.

Mendesain ruang kerja sangat dibutuhkan supaya pekerja mendapatkan pengalaman yang sama di mana pun mereka berada dengan tetap memperhatikan protokol kesehatan.

Investasi produk IT dalam era ini menjadi salah satu bukti untuk membantu dunia usaha dalam beradaptasi, sekaligus menjaga produktivitasnya dengan aman dan efisien dalam segala situasi.