fbpx

Lakukan Webinar dengan Webex Meeting

Webinar adalah singkatan dari Web Seminar. Webinar atau event online adalah salah satu aktivitas yang paling banyak digunakan orang-orang untuk melakukan seminar online, presentasi, atau pengajaran secara online   saat ini karena sifatnya yang lebih praktis, hemat waktu, dan biaya. Dalam artikel kali ini kita akan membahas cara melakukan webinar atau event online menggunakan media aplikasi webex meeting tanpa harus melakukan tatap muka secara langsung. Webex Meeting adalah aplikasi video conference seperti Zoom,google meet & Microsoft teams. Cara penggunaannya juga mudah dan mirip-mirip dengan aplikasi video conference lainnya. Hanya saja dulu mungkin hanya level korporasi yang banyak menggunakan aplikasi webex untuk meeting online ataupun webinar. Tapi saat ini webex mulai banyak digunakan untuk keperluan personal.

Sebelum memulai event online menggunakan Aplikasi Webex Meetings. Anda sebagai host yang akan menggelar event online tentunya harus memiliki akun dan Aplikasi Cisco Webex Meeting. Untuk Event online dengan participant lebih dari 100 hingga 1000 peserta dan durasi acara lebih dari 50 menit. Disarankan untuk menggunakan Akun Webex Meeting berbayar.

– Untuk mendapatkan Akun Cisco Webex Meeting yang berbayar, anda dapat klik link berikut ini: Akun Cisco Webex Meeting

– Untuk download applikasi Webex Meeting klik link berikut: Aplikasi Webex Meeting

Setelah memiliki akun dan mendownload applikasi Cisco Webex Meeting, maka anda sudah dapat membuat event online. 

3 Langkah Membuat Event Online Menggunakan Aplikasi Cisco Webex Meetings

I. Membuat Jadwal & Undangan untuk Event Online

Pada Langkah pertama kita akan set jadwal event online dan mengirimkan undangan ke para peserta.

1. Login Akun Webex

  • Masuk ke situs webex.com
  • klik Sign-in
  • klik Webex Meetings
  • Login dengan email dan password yang anda
Tampilan Sign in Webex

2. Setelah berhasil Login anda akan diarahkan ke halaman Personal Room laluKlik menu Schedule.

Halaman Personal Room

3. Pada halaman Schedule a Meeting. Isi kolom yang ada berikut :

  • Meeting Topic         : Judul acara
  • Meeting Password: Password untuk Join ke acara online
  • Date & Time             : Jadwal acara
  • Registration            : Fitur agar participant yang mau bergabung harus isi registration form terlebih dahulu.
Halaman Schedule

4. Setup Registration Form agar partisipan yang ingin join event harus mendaftar terlebih dahulu. Klik Show Advance Options 🡪 Registration . Tandai pada informasi apa saja yang harus dilengkapi saat partisipan melakukan pengisian pada form registrasi.

Menu Registrasi

Pada gambar diatas informasi First Name, Email & Last Name telah di tandai secara default oleh sistemsebagai informasi yang wajib diisi. Untuk informasi tambahan yang wajib diisi ,anda bisa menambahkan data yang lain, sebagai contoh diatas, kita coba tandai informasi Job Title,Company Name & Work Phone.

5. Setelah itu,klik Schedule agar jadwal yang telah dibuat aktif dan dapat di kirim ke participant lain.

II. Menerapkan Peraturan untuk Event Online (Optional)

Terkadang saat Event online berlangsung para host memiliki kebijakan-kebijakan, diantaranya;

1. Hanya speaker/pembicara yang boleh berbicara

2. Antar participant tidak boleh chat, dll..

Peraturan tersebut bisa kita setting dengan cara klik Show advance options lalu Schedule options.

Menu Advanced Options
Menu Advanced Options 2

Ada berbagai macam pengaturan dalam menu ini yang dapat diaplikasikan saat event, seperti:

  • Automatic Recording: Ketika Event mulai, maka secara otomatis, event akan di Record.
  • Registration: Maka setiap yang akan join event akan di arahkan ke halaman khusus untuk registrasi.  
  • Attendee Privileges: Pengaturan ini dapat mengatur apa saja yang boleh di lakukan oleh participant. Seperti pengaturan chat si participant dan lain lain.

Setelah pengaturan tambahan selesai diterapkan. Maka kita bisa langsung klik Schedule. Pada menu Meetings kita bisa lihat di sisi kanan ada menu Manage Registration dan Who is Invited.

Menu Attendee Privileges

Menu Who is Invited: Pada menu ini kita bisa bisa mengundang partisipan lewat email

Menu Manage Registration: Menu pengaturan partisipan yang telah melakukan registrasi. Kita bisa mengatur untuk membolehkan atau menolak pendaftaran peserta.

Pengaturan Partisipan

Cara partisipan atau attendee melakukan dalam Registrasi:

1. Melalui Invitation Email:

  • Buka Email undangan event anda dan klik Register.
email invitation
  • Anda akan diarahkan ke Halaman Registration Form. Lengkapi informasi yang diperlukan.
Formulir Registrasi

2. Melalui Situs & Aplikasi Webex

  • Buka situs Webex.com
  • Bila anda telah memiliki akun webex, login dan pilih Attend a Meeting lalu Browse Meetings
  • Bila anda belum memiliki akun Webex. Pada situs Webex.com klik
  • Masukan Meeting Number dan klik Join dan pilih Register
  • Pilih Register pada meeting yang ada ingin ikuti.
Input Meeting Number
Input Meeting Number

Cara membagikan undangan melalui whatsapp atau social media:

1. Klik menu Meetings, maka akan muncul daftar meeting yang telah anda buat. lalu klik jadwal meeting tersebut tapi jangan klik tombol Start.

Tampilan menu Meetings

2. Setelah itu akan muncul info event. Klik icon Copy yang ada di samping judul untuk mengcopy informasi meeting.

Copy Informasi Meeting

3. Setelah di copy maka Ketika kita paste informasi tersebut ke whatsapp atau social media, info yang akan tampil seperti ini:

Tampilan informasi event online

Notes: Ketika pada hari H, untuk join event para peserta tinggal klik link yang ada pada informasi tersebut.

III. Live Streaming ke Social Media

Ketika Event online dimulai, hal selanjutnya yang dapat dilakukan adalah stream event online ke social media. Kali ini kita akan memberikan tutorial untuk streaming ke facebook dan youtube.

Note: Sebagai informasi, live streaming dari aplikasi webex meeting hanya bisa ke satu live streaming services saja (contoh, facebook saja atau youtube saja). Kalau ingin melakukan streaming ke lebih dari 2 platform harus menggunakan third party software.

Sebelum melakukan streaming berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan :

  1. Webex administrator atau user harus enable feature streaming webex meetings.
  2. Pastikan untuk menggunakan aplikasi webex meetings terbaru.

Cara Live Streaming ke Facebook:

1. Masuk ke dalam applikasi webex dan start meeting/event.

2. Klik More Options dan pilih Start live streaming.

More Options & Start live streaming

3. Pilih Facebook Live & Login ke Akun Facebook anda.

Menu Streaming

4. Isi parameter yang ada pada Halaman Start Live Streaming, setelah itu klik tombol Start Streaming. Untuk mengecek event anda sudah live streaming, bisa cek indicator LIVE di pojok kanan atas halaman webex meeting anda. Dan anda juga bisa cek ke halaman facebook anda.

Halaman Start Live Streaming

5. Untuk Stop Streaming, bisa klik tombol more option lalu stop streaming.

Cara Live Streaming ke Youtube:

Untuk dapat melakukan live streaming ke Youtube dan layanan streaming lainnya, ikuti beberapa Langkah berikut ini.

1. Masuk ke dalam applikasi webex dan start meeting/event.

2. Klik More Options dan pilih Start live streaming.

More Options & Start live streaming

3. Untuk youtube dan layanan streaming yang tidak tercantum. Anda bisa memilih menu Other Streaming services.

Menu Streaming

4. Setelah itu masukan Target Stream link & Target Stream key dari situs youtube anda.

Stream link & Stream key

5. Untuk mendapatkan Stream link & Stream key. Buka situs youtube dan login dengan account anda. Klik icon videoyang ada di pojok kanan atas dan klik Go Live.

6. Pilih menu Stream  yang ada di sisi kiri. Lalu isi data profile stream yang di perlukan. Lalu klik Save.

Profile Stream

7. Di bagian Stream Settings di youtube. Copy Stream key dan Stream URL (Target Stream link) ke aplikasi webex, lalu start streaming.

Stream Key & Stream URL

8. Live Streaming Youtube anda sudah berjalan. Untuk memastikannya, bisa cek indicator LIVE   di pojok kanan atas halaman webex meeting anda. Dan anda juga bisa cek ke halaman youtube anda.

Streaming Youtube

9. Untuk Stop Streaming, di halaman webex, klik more option lalu pilih end Streaming. Atau bisa juga di halaman youtube dan klik End Streaming. Yang ada di pojok kanan atas.

Demikian sedikit Tutorial dan tips dari kami. Semoga dapat membantu anda dalam melakukan meeting ataupun menggunakan webinar untuk event online menggunakan aplikasi Cisco Webex Meeting. Terimakasih.

Anda Ingin Mengadakan Webinar?

Edavos siap membantu anda

Kami memiliki penawaran menarik paket video conference untuk webinar.

Recent Posts

Leave a Comment

Desain Ruang KerjaCara Membuat Ruangan Kedap Suara