Online Meeting, Solusi Kolaborasi Jarak Jauh
Di masa pandemi ini, konsep work from home semakin gencar dijalankan oleh banyak perusahaan. Alhasil, sesi online meeting menjadi “konsumsi” sehari-hari. Hanya dengan koneksi internet saja, Anda sudah bisa berkolaborasi dengan orang lain dari berbagai lokasi yang berbeda. Jika Anda ingin melakukan kolaborasi jarak jauh dengan rekan kerja, klien, atau partner bisnis, manfaatkan online meeting dengan tips-tips berikut ini.
Topik yang akan dibahas:
Kapan Seharusnya Mengadakan Online Meeting?
Jawabannya singkatnya adalah kapan pun Anda ingin menjadwalkan rapat. Mulai dari morning briefing, rapat per divisi, one-on-one meeting, dan lain sebagainya. Tujuan lain dari online meeting seperti training, webinar, atau makan siang bersama juga bisa jadi penentu kapan Anda sebaiknya mengadakan online meeting.
Namun satu yang pasti, Anda perlu mengumumkan jadwal meeting dan mengundang setiap anggota terkait jauh-jauh hari. Setiap orang punya kesibukan masing-masing, belum tentu mereka memiliki jadwal kosong di hari tersebut dan bisa mengikuti online meeting secara mendadak. Oleh sebab itu sebaiknya bicarakan terlebih dahulu dengan anggota tim mengenai jadwal online meeting.
Sebaiknya Anda menggelar online meeting di pertengahan minggu, bukan di awal maupun akhir minggu. Biasanya, hari Senin menjadi hari paling sibuk. Sementara hari Jumat merupakan hari di mana para karyawan sudah terlalu semangat menanti waktu akhir pekan. Usahakan sebisa mungkin untuk mengadakan online meeting tidak terlalu lama dari sebelum dan sesudah jam makan siang, yakni sekitar jam 10 pagi atau jam 2 siang.
Mengapa Online Meeting Diperlukan?
Online meeting merupakan solusi terbaik untuk kolaborasi jarak jauh, terutama di masa pandemi COVID-19 yang tidak memperbolehkan Anda dan orang-orang lainnya untuk bepergian sesuka hati. Saat melakukan offline meeting atau rapat tatap muka, Anda perlu mempertimbangkan banyak hal. Mulai dari lokasi hingga barang-barang yang harus Anda bawa dari rumah atau kantor.
Sementara online meeting memudahkan Anda untuk berkomunikasi dan bekerja dengan siapa saja dan di mana saja, terlepas perbedaan jarak dan waktu. Online meeting sangat penting digunakan oleh perusahaan yang memiliki banyak kantor cabang. Coba hitung biaya transportasi yang harus dikeluarkan bila Anda harus pergi ke luar kota, atau luar negeri, untuk melakukan kolaborasi bersama rekan kerja di kantor cabang lain.
Selain itu, online meeting juga memudahkan Anda untuk merekam keseluruhan rapat hanya dalam satu tombol. Ini akan sangat berguna ketika Anda ingin melihat kembali informasi-informasi yang tertinggal. Satu lagi yang paling penting adalah online meeting merupakan on demand service. Artinya, kapan pun itu Anda membutuhkannya, Anda bisa mengaksesnya dengan sesuka hati.
Cara Mengadakan Online Meeting yang Sukses
Layaknya rapat pada umumnya, online meeting juga bisa berlangsung secara kondusif atau malah berantakan. Maka dari itu, perlu ada etika online meeting yang harus Anda dan segenap anggota rapat ikuti. Pertama, online tepat waktu dan jangan sampai terlambat. Kedua, berbicara dengan intonasi yang jelas dan kecepatan yang sesuai, jangan terlalu cepat atau terlalu lambat.
Kemudian, pastikan bahwa setiap anggota menekan tombol “mute” bila mereka tidak sedang berbicara. Hal ini untuk memastikan bahwa suara dari presenter tetap terdengar jelas tanpa adanya feedback. Lalu, persiapkan presentasi atau materi rapat dengan informasi-informasi yang singkat, padat, dan jelas.
Hal terpenting yang harus diingat dan dilakukan adalah untuk selalu mengadakan online meeting di tempat yang nyaman dan jauh dari gangguan. Misalnya seperti kamar tidur atau ruang kerja pribadi bila memang ada.
