Peningkatan Infrastruktur IT di Organisasi Non-Profit: Kurangi Downtime 70%, Tingkatkan Produktivitas 40%

Mengelola infrastruktur IT dalam skala besar selalu menjadi tantangan bagi sebuah organisasi Non-Profit.

Itulah alasan banyak organisasi memilih mengalihdayakan kebutuhan IT support karena tidak memiliki tim internal yang memadai.

Salah satu klien kami, yaitu cabang dari sebuah organisasi Non-Profit Korea di Indonesia, menghadapi situasi ini. Tanpa tim IT internal, mereka kesulitan menangani berbagai masalah teknis sehari-hari. 

Edavos hadir untuk mengisi kekosongan tersebut. Mereka memilih kami untuk memberikan layanan IT support yang komprehensif.

Dalam kasus ini, kami mengerjakan semua yang berkaitan dengan penanganan dan pemeliharaan perangkat endpoint, mulai dari administrasi NAS, printer, hingga attendance management.

Selain itu, Edavos juga menjadi perpanjangan tangan IT support pusat mereka di Korea untuk mengatasi masalah perangkat jaringan tertentu.

Bagaimana cara kami membantu organisasi Non-Profit asal Korea tersebut? Pelajari proses implementasi dan hasil yang dicapai pada penjelasan berikutnya.

Tantangan IT yang Dihadapi Organisasi Non-Profit

Seperti yang sudah dijelaskan di awal, klien kami ini merupakan representasi dari organisasi pemerintah Korea Selatan yang bertanggung jawab atas bantuan pembangunan dan kerjasama internasional. 

Baca Juga: Jasa IT Outsourcing Profesional untuk Kebutuhan Bisnis

Di Indonesia, mereka menjalankan berbagai program pembangunan, termasuk di bidang pendidikan, kesehatan, infrastruktur, lingkungan, dan IT.

Akan tetapi, dalam operasionalnya kantor cabang di Indonesia ternyata cukup sering menghadapi masalah IT yang menghambat pekerjaan mereka.

Salah satu tantangan terbesarnya yaitu jaringan yang tidak stabil. Sering terjadi downtime, sehingga mengganggu kelancaran komunikasi dan aliran data organisasi.

Respons terhadap masalah teknis juga lambat karena tidak adanya staf IT support di kantor cabang Indonesia. 

Ditambah, jaringan organisasi non-profit ini memiliki infrastruktur yang cukup kompleks, terdiri dari:

• Mikrotik 450G sebagai router
• Firewall
• Switch 24 port merk TP-Link
• Switch 24 port merk HP
• Switch 24 port POE Ruijie

Internet mereka menggunakan layanan Maxindo dengan koneksi nirkabel point to point berkecepatan sekitar 100 Mbps broadband.

Di sini, kami mendapati bahwa jaringan wired dan wireless berbeda segmen. Untuk terhubung ke local network, perangkat harus menggunakan kabel.

Cukup rumit, bukan?

Ketiadaan staf IT support profesional tentu menjadi masalah bagi organisasi Non-Profit yang memiliki infrastruktur rumit seperti itu.

Oleh karenanya, mereka menggandeng Edavos untuk membantu mengatasi berbagai masalah teknis yang dihadapi agar operasional bisa berjalan lancar.

Penanganan IT Support untuk Permasalahan Jaringan di Organisasi Non-Profit

Edavos menerapkan serangkaian langkah penanganan terstruktur dalam memberikan dukungan IT kepada klien kami. Berikut adalah empat fase yang dikerjakan:

Fase 1: Asesmen Awal terhadap Infrastruktur IT

Langkah pertama adalah asesmen awal terhadap infrastruktur IT yang ada. 

Kami mengaudit semuanya untuk memahami kondisi dan kebutuhan spesifik jaringan mereka.

Temuan kami adalah bahwa perangkat jaringan di kantor klien saat ini dipasang langsung di tembok ruang server, tanpa rak server.

Menurut kami kondisi ini sangat tidak ideal karena penggunaan rak server terbilang penting. Manfaatnya antara lain:

• Melindungi perangkat dari akses yang tidak sah.
• Meningkatkan keamanan fisik.
• Memastikan penataan kabel lebih teratur
• Memudahkan pemeliharaan dan pengelolaan perangkat.
• Manajemen pendinginan.

Selain itu, mereka tidak melakukan manajemen bandwidth. Inilah salah satu penyebab performa jaringan organisasi tidak optimal.

Tanpa manajemen bandwidth, penggunaan jaringan tidak terkontrol dengan baik, yang akhirnya dapat menyebabkan bottleneck.

Terakhir, sebelum melangkah ke fase selanjutnya, kami memastikan terlebih dahulu apakah firmware perangkat jaringan up-to-date atau tidak.

Ini merupakan salah satu upaya mencegah zero day attack, yang bisa mengancam keamanan jaringan secara keseluruhan.

Zero day attack adalah serangan siber memanfaatkan kerentanan perangkat lunak yang belum diketahui oleh vendor.

Peretas seringkali menemukan celah lebih cepat daripada tim keamanan mengembangkan patch. Waspadalah! ~ IBM

Dari asesmen awal ini, kami telah mengidentifikasi dua titik lemah serta area yang perlu perbaikan segera. 

Informasi yang terkumpul menjadi dasar untuk langkah-langkah penanganan.

Baca Juga: Jasa IT Managed Service, Atasi Tantangan Teknologi Bisnis

Fase 2: Meningkatkan Infrastruktur IT

Setelah asesmen awal, kami mengambil langkah untuk meningkatkan infrastruktur IT di kantor cabang organisasi Non-Profit asal Korea tersebut.

Target utama dari fase kedua yaitu untuk memperbarui hardware dan software agar sesuai standar industri terkini, sehingga dapat mendukung operasional lebih baik.

Tiga hal yang kami lakukan meliputi peningkatan hardware, software, serta pengaturan jaringan.

Peningkatan Hardware

Berdasarkan temuan sebelumnya, pertama-tama kami memutuskan untuk memasang rak server.

Semua perangkat jaringan, yang sebelumnya dipasang langsung di tembok, kami pindahkan ke rak server.

Ke depan, ini akan memudahkan tim IT support ketika hendak melakukan pemeliharaan atau pengelolaan perangkat.

Selain itu, perangkat-perangkat jaringan jadi lebih aman dari faktor eksternal.

Kemudian, peningkatan hardware selanjutnya adalah penggantian perangkat yang sudah usang. 

Router, firewall, dan switch lama digantikan dengan perangkat terbaru. Upgrade ini diperlukan untuk meningkatkan kinerja dan kompatibilitas. 

Peningkatan Software

Dari sisi software, kami memperbarui firmware atau setidaknya memastikan itu up-to-date. Langkah ini berlaku pada semua perangkat jaringan tanpa terkecuali.

Pembaruan firmware melindungi jaringan dari kerentanan dan biasanya membawa sejumlah fitur baru untuk meningkatkan fungsionalitas perangkat.

Pengaturan Jaringan

Untuk mengatasi keluhan klien kami terkait seringnya downtime, jaringan perlu diatur ulang supaya lebih optimal.

Di sini, kami mengimplementasikan VLAN dan manajemen bandwidth.

VLAN (Virtual Local Area Network) membagi segmen jaringan fisik dari beberapa departemen dalam suatu organisasi.

Gambarannya kurang lebih seperti ini:

Tujuan VLAN yaitu untuk mengisolasi lalu lintas sistem yang sensitif serta meningkatkan keamanan dan efisiensi operasional organisasi Non-Profit.

Upaya lainnya yaitu manajemen bandwidth dengan teknik QoS (Quality of Service).

QoS memprioritaskan paket data berdasarkan jenis aplikasi untuk memastikan aplikasi yang sensitif terhadap waktu mendapatkan prioritas lebih tinggi.

Dengan begitu, aplikasi-aplikasi penting yang mendukung operasional bisa diprioritaskan, sehingga tidak terganggu oleh lalu lintas yang tidak penting.

Coba lihat perbandingan lalu lintas bandwidth sebelum dan sesudah penerapan QoS:

Pada praktiknya, kami menggunakan alat pemantauan Zabbix untuk mengawasi sekaligus mengidentifikasi masalah jika terjadi kemacetan dalam penggunaan bandwidth.

Alat ini memungkinkan pemantauan kinerja jaringan secara real-time dengan laporan terperinci yang sangat berguna bagi tim IT support.

Setelah peningkatan infrastruktur IT selesai, kami mengaudit semua secara berkala untuk menilai dan memperbaiki potensi masalah. Detailnya akan dibahas pada fase ketiga.

Fase 3: Monitoring dan Pemeliharaan Secara Proaktif

Monitoring dan pemeliharaan rutin dilakukan untuk menjaga stabilitas kinerja jaringan secara keseluruhan pasca implementasi solusi.

Sebagai langkah proaktif, kami membangun sistem monitoring untuk deteksi dini masalah yang mungkin terjadi pada jaringan organisasi.

Disclaimer: Pemasangan alat monitoring Zabbix untuk mengelola jaringan telah disetujui oleh kantor pusat organisasi terkait di Korea Selatan.

Menurut kami, Zabbix adalah alat monitoring paling fleksibel, yang mampu mengawasi performa jaringan, server, dan aplikasi secara real-time.

Dari platform ini, anomali dan potensi masalah dapat terdeteksi sebelum mengakibatkan downtime. Misalnya, ketika terjadi penggunaan bandwidth yang tidak biasa, tim IT support Edavos bisa lebih cepat tanggap menanganinya.

Selain monitoring, kami juga menjadwalkan pemeliharaan rutin.

Zabbix juga sangat membantu pada fase ini untuk memastikan area mana saja yang perlu perawatan lebih lanjut. 

Intinya, IT support harus bertindak proaktif dalam memberikan dukungan.

Di kantor klien kami, sistem monitoring dan pemeliharaan rutin infrastruktur IT membuat aktivitas operasional mereka lebih lancar.

Fase 4: Pelatihan untuk Staf dan Dukungan Tim

Terakhir, kami membantu meningkatkan kemampuan teknis para staf organisasi Non-Profit ini supaya cepat beradaptasi dengan perubahan teknologinya.

Harapannya, mereka bisa memanfaatkan teknologi secara maksimal dan mampu mengatasi masalah teknis yang mungkin muncul dalam operasional sehari-hari.

Manual Book

Solusi praktis yang kami tawarkan adalah dengan manual book.

Tim Edavos menyusun manual book berisi penjelasan detail dan mudah dipahami untuk berbagai perangkat penting organisasi. 

Manual ini mencakup panduan pengaturan admin NAS, printer, dan sistem attendance management. 

Dengan manual ini, para staf harusnya dapat mengerjakan konfigurasi dasar dan pemeliharaan perangkat secara mandiri.

Helpdesk

Di sisi lain, support berkelanjutan juga kami hadirkan dalam bentuk helpdesk. Di kantor Edavos ada IT support yang siap memberikan bantuan jika diperlukan.

Hadirnya helpdesk ini penting dalam layanan IT support supaya bisa menyediakan solusi cepat atas permasalahan yang terjadi.

Baca Juga: Jasa IT Panggilan, Atasi Gangguan Teknologi di Bisnis Anda

Hasil Akhir: Jaringan lebih Stabil, Downtime Berkurang, dan Produktivitas Meningkat

Seluruh implementasi yang telah kami upayakan menunjukkan hasil positif. Saat ini, cabang organisasi Korea di Indonesia tersebut memiliki lingkungan IT yang lebih stabil dan efisien. 

Perangkat keras terbaru dan penerapan manajemen bandwidth meningkatkan  stabilitas jaringan secara signifikan. 

Pembaruan perangkat juga berhasil mengurangi downtime 70%, sehingga menjaga operasional sehari-hari berjalan lancar tanpa gangguan berarti.

Secara keseluruhan, peningkatan infrastruktur IT membuat staf makin produktif hingga 40%.

Hasil tersebut menunjukkan betapa krusialnya IT support bagi sebuah organisasi Non-Profit.

Berikut ringkasan beberapa poin kunci mengenai peran IT support dalam manajemen infrastruktur IT organisasi yang proaktif dan pelatihan staf:

• Mencegah masalah sebelum menjadi gangguan serius.
• Melindungi jaringan dari ancaman eksternal.
• Meningkatkan stabilitas dan efisiensi operasional.
• Pelatihan pengguna efektif mengurangi kesalahan operasional.
• Pengguna yang terlatih dapat memanfaatkan alat dan sistem dengan lebih efisien.
• Meningkatkan kesadaran keamanan.

IT support kami tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional, tetapi juga memberikan rasa percaya diri dalam menghadapi tantangan teknologi.

Jika sedang mencari solusi serupa untuk meningkatkan infrastruktur IT di organisasi Anda, silahkansilakan pertimbangkan layanan IT support Edavos. Pengalaman dan keahlian kami akan berguna untuk membantu Anda mencapai stabilitas jaringan yang lebih baik, mengurangi downtime, hingga meningkatkan produktivitas karyawan.

Informasi Selengkapnya