Jasa IT Support Kantor Cabang: Solusi untuk HR & Admin Non-Teknis

Understaffing tim IT di sebuah perusahaan dapat memicu berbagai kerugian jangka pendek maupun panjang, khususnya di kantor-kantor cabang mereka.^[1]

Kondisi ini umumnya terjadi karena perencanaan tenaga kerja yang salah, keterbatasan anggaran, atau sulitnya rekrutmen.

Alhasil, kantor cabang sering mengandalkan karyawan internal non-teknis untuk mengurus masalah IT harian, yang mana itu mengurangi waktu kerja produktif.

Supaya perusahaan Anda tidak mengalami konsekuensi jangka panjang, artikel ini akan menjelaskan bagaimana business IT support dapat menjadi solusi terbaik.

Tantangan IT di Kantor Cabang

Tidak semua perusahaan punya teknisi tetap yang siaga untuk menyelesaikan masalah di setiap kantor cabang. Akhirnya, hal-hal teknis dikerjakan sendiri oleh admin non-teknis. Ini sama sekali tidak efisien. 

Tanpa tim IT internal atau IT support pihak ketiga, perusahaan berpotensi menghadapi berbagai tantangan yang berdampak pada operasional, finansial, bahkan reputasi.^[2]

Tantangan operasional misalnya downtime, yang membuat pekerjaan tertunda, sistem lambat karena perangkat usang, dan data hilang tanpa backup. Lebih parah lagi, sistem yang outdated rawan terhadap peretasan.

Dampak finansialnya pun signifikan. Biaya perbaikan darurat, kehilangan pendapatan akibat downtime, hingga potensi denda karena pelanggaran regulasi bisa sangat merugikan perusahaan.

Selain itu, perusahaan Anda juga jadi sulit beradaptasi dengan teknologi baru karena tidak punya SDM yang kompeten. Inovasi akhirnya terhambat sehingga bisnis tertinggal dari pesaing yang sudah lebih siap.

Baca Juga: Jasa IT Support untuk Perusahaan, Solusi Lengkap & Tepercaya

Kenapa Business IT Support​ Services Penting untuk Kantor Cabang?

Kesulitan merekrut staf IT sebenarnya cukup umum bagi perusahaan di Indonesia. Pasalnya, talenta yang tersedia memang belum memenuhi demand yang ada.

Kita bukan hanya kekurangan tenaga kerja IT, tetapi perubahan teknologi yang cepat membuat 75% tenaga IT kesulitan beradaptasi.^[3] (Survei Komdigi)

Itulah kenapa perusahaan seperti Edavos sering menjadi win win solution. Apa saja yang bisa dibantu oleh business IT support​ provider untuk kantor cabang?

Dukungan Teknis yang Siap Kapan Saja

Pertama, tim profesional kami menangani gangguan IT dengan cepat saat dibutuhkan. Respons seperti ini memastikan aktivitas setiap kantor cabang tetap berjalan tanpa hambatan meski tanpa staf IT tetap.

Efisiensi Biaya Operasional

Beberapa kantor cabang mungkin beroperasi dengan anggaran terbatas dari pusat sehingga merekrut teknisi tetap cukup membebani pengeluaran. Namun, biaya layanan IT support dapat disesuaikan berdasarkan kebutuhan serta frekuensi dukungan. 

Baca Juga: IT Support: Peran, Tanggung Jawab, dan Manfaat bagi Bisnis

Standarisasi Infrastruktur

Selain itu, vendor IT support membantu memastikan setiap cabang memiliki sistem, software, dan prosedur kerja yang seragam. Dengan begitu, lebih mudah melakukan pemantauan, pembaruan, atau pengamanan data di seluruh cabang.

Solusi Business IT Support yang Umumnya Dibutuhkan di Kantor Cabang

Dari banyak klien kami, tugas business IT support​ yang paling sering dikerjakan oleh Edavos adalah sebagai berikut:

• Penyelesaian gangguan teknis operasional pada perangkat akhir pengguna, koneksi internet, atau software yang macet.
• Pemeliharaan dan pembaruan sistem secara berkala supaya semua perangkat tetap berfungsi optimal.
• Membantu menyampaikan isu atau kebutuhan IT cabang ke kantor pusat, termasuk menerjemahkan istilah teknis ke dalam Bahasa Inggris.
• Menyusun dokumentasi seluruh kegiatan IT secara sistematis untuk kebutuhan audit atau pelaporan ke manajemen.
• Memberikan masukan dalam pemilihan perangkat keras dan lunak yang paling cocok untuk infrastruktur IT.

Dengan bantuan dari ahlinya, biaya penanganan IT perusahaan Anda bisa hemat 20-45%, sementara efisiensi operasional meningkat hingga 60%.^[4]

Contoh Skenario: HR yang Terbantu oleh Layanan IT Support untuk Bisnis

Tim HR di perusahaan klien kami awalnya kesulitan menangani masalah teknis sederhana di kantornya. Mereka tidak memiliki staf IT sendiri sehingga pekerjaan administratif sering tertunda dan komunikasi antar divisi terganggu.

Melalui layanan IT support Edavos, setiap kendala teknis dapat ditangani dengan cepat, baik lewat remote support maupun kunjungan langsung. Edavos juga membantu memastikan seluruh perangkat serta jaringan kantor tetap stabil.

Hasilnya, HR bisa kembali fokus pada tugas utama mereka. Operasional pun menjadi lebih efisien, komunikasi antar divisi lancar, dan produktivitas meningkat secara signifikan.

“Kami menggunakan layanan IT Support dari Edavos untuk memastikan semua perangkat berjalan lancar dan koneksi antar divisi tetap stabil. Sangat membantu, terutama bagi tim non-teknis seperti kami di HR.” – PT Super Dry Marine

Cara Memilih Vendor IT Support yang Cocok untuk Kantor Cabang

Memilih mitra perusahaan business IT support bukan seperti mencari penyedia jasa servis komputer. Penting memilih provider yang benar-benar memahami tantangan operasional di setiap kantor cabang. Berikut beberapa kriterianya:

Kecepatan Respon

Untuk masalah-masalah terkait core system bisnis, penanganannya tidak boleh terlambat. Contohnya, kami pernah menangani sistem perusahaan yang telanjur terserang ransomware.

Vendor yang ideal harus memiliki tim cepat tanggap yang siap membantu saat itu juga untuk menekan risiko downtime.

Fleksibilitas Layanan

Seperti yang sudah dikatakan di awal, kebutuhan setiap cabang berbeda-beda. Ada yang memerlukan pemantauan rutin, ada pula yang hanya butuh dukungan saat terjadi gangguan. Pilihlah vendor yang menyediakan opsi layanan fleksibel seperti paket bulanan, per kunjungan, atau on-demand agar biayanya bisa disesuaikan.

Pengalaman Menangani Klien Multi-Cabang

Vendor berpengalaman juga wajib memahami dinamika koordinasi antar lokasi untuk menjaga konsistensi standar IT di seluruh cabang. Jadi, pastikan penyedia layanan terkait memang berpengalaman menangani klien multi-cabang.

Sistem Pelaporan yang Transparan

Terakhir, laporan aktivitas IT sangat penting bagi manajemen pusat. Vendor yang baik seharusnya memiliki sistem dokumentasi yang jelas, mencatat segala jenis gangguan, tindakan perbaikan, hingga status penyelesaian. 

Tidak perlu jauh-jauh mencari. Semua kriteria di atas bisa Anda temukan di Edavos!

Kolaborasi Efektif antara HR dan Vendor IT Support

Sebagai HR, Anda mungkin sudah lelah mengurus support untuk kantor cabang yang banyak. Itulah risiko ketika perusahaan tidak menyediakan IT support.

Untungnya, sekarang layanan outsourced IT support​ sudah banyak tersedia untuk menangani kebutuhan IT secara terpadu.

Kolaborasi ini sangat penting agar setiap kendala teknis dapat segera teratasi. Anggap saja business IT support adalah rekan kerja eksternal yang reliable untuk memastikan operasional tetap lancar setiap hari.Dengan begitu, HR tidak akan terbebani masalah teknis dan bisa fokus pada pengelolaan sumber daya manusia secara strategis. Soal dukungan teknis, serahkan saja pada Edavos, mitra IT support profesional yang siap membantu Anda kapan pun saat dibutuhkan.

Informasi Selengkapnya