Apa itu Teleconference dan 7 Keunggulannya?

Di tengah pandemi global yang belum berakhir sepenuhnya, kegiatan bekerja dan belajar dari rumah menjadi hal yang tak dapat dihindarkan. Pertemuan virtual jarak jauh yang sering dikenal dengan telekonferensi kini dianggap sebagai suatu solusi efektif.

Namun, sudahkah Anda tahu apa itu teleconference dan apa saja keunggulannya?

Apa yang dimaksud teleconference?

Teleconference atau telekonferensi merupakan konferensi atau pertemuan beberapa orang yang dilakukan secara jarak jauh melalui media digital. Aktivitas ini dikenal pula dengan istilah telewicara atau teleseminar.

Telekonferensi mulai banyak dilakukan pada awal dekade 2000-an. Di awal kemunculannya, aktivitas ini menggunakan media telepon atau televisi. Namun, seiring perkembangan teknologi yang terbilang pesat dalam beberapa dekade terakhir, kegiatan telekonferensi kini menggunakan media yang lebih beragam. Anda bisa bertelekonferensi bersama banyak orang di berbagai belahan dunia dengan lebih mudah melalui portal teleconference yang dihubungkan jaringan internet di komputer maupun ponsel pintar.

Aktivitas telekonferensi ditandai oleh beberapa karakteristik, yaitu:

• Menggunakan saluran telekomunikasi
• Menghubungkan orang-orang di tempat berbeda dalam satu waktu
• Menghadirkan kanal interaktif yang memungkinkan komunikasi dua arah
• Menciptakan interaksi dinamis karena pesertanya bisa ikut berpartisipasi.

Jenis-Jenis Teleconference

Membahas apa itu teleconference tak akan lengkap tanpa mengenali jenis-jenisnya. Berdasarkan jenis media yang digunakan, terdapat empat jenis teleconference:

• Audio Teleconference

Seperti namanya, telekonferensi jenis ini hanya mengandalkan suara. Pesertanya terhubung secara interaktif lewat layanan media telepon. Biasanya, sebelum sesi audio teleconference dimulai, peserta sudah mengetahui agenda yang akan dibicarakan dan mendapatkan bahan diskusi tertulis.

• Audio-Graphic Teleconference

Telekonferensi ini merupakan versi lanjutan dari audio teleconference. Selain menggunakan telepon sebagai media utama, sesi telekonferensi juga didukung oleh beberapa informasi visual seperti gambar, diagram, atau dokumen yang dikirimkan selama sesi berlangsung.

• Computer Teleconference

Terhubung lewat jaringan internet, computer teleconference umumnya menggunakan email atau portal khusus untuk mengumpulkan semua peserta. Sama seperti audio conference, bahan diskusi umumnya akan dikirimkan terlebih dahulu sebelum konferensi dimulai.

• Video Teleconference

Video merupakan media yang dianggap efektif untuk melakukan aktivitas telekonferensi. Dengan media tersebut, telekonferensi beralih fungsi menjadi pertemuan tatap muka secara virtual karena semua peserta bisa saling terhubung dan berinteraksi secara langsung. Video teleconference merupakan jenis telekonferensi yang paling banyak digunakan saat ini.

Keunggulan Teleconference

Selain memahami apa itu teleconference dan beberapa jenisnya, Anda juga harus mengetahui berbagai keunggulan yang ditawarkan aktivitas ini. Berikut adalah beberapa di antaranya.

• Menghemat waktu dan biaya

Dengan telekonferensi, Anda tak perlu mengeluarkan biaya perjalanan atau menghabiskan waktu untuk menemui peserta konferensi lainnya secara langsung. Hal ini dianggap menguntungkan, terutama di masa pandemi seperti sekarang ini.

• Mudah dijadwalkan

Telekonferensi bisa dijadwalkan dengan mudah, bahkan dalam hitungan beberapa jam sebelum sesi dimulai. Semua peserta yang diwajibkan hadir bisa langsung mengikuti tautan yang diberikan, lalu mengakses media telekonferensi melalui komputer atau ponsel pintar mereka masing-masing.

• Meningkatkan produktivitas

Selain memudahkan komunikasi, telekonferensi ternyata juga bisa meningkatkan produktivitas para pesertanya. Anda tetap bisa melakukan komunikasi dua arah, brainstorming, bertukar ide dan pendapat, hingga membuat keputusan tertentu tanpa harus bertemu langsung dengan peserta lainnya.

• Fleksibel

Telekonferensi memiliki fleksibilitas tinggi karena Anda bisa ikut bergabung kapan saja dan dari mana saja. Selain itu, teleconference platform yang banyak digunakan saat ini juga memungkinkan Anda untuk berbagi file dan mengeditnya bersama-sama selama konferensi virtual berlangsung.

Demikian informasi mengenai apa itu teleconference beserta jenis dan keunggulannya. Melihat banyaknya manfaat dan kemudahan yang ditawarkan telekonferensi, tak heran jika aktivitas ini kian banyak dilakukan. Telekonferensi juga bisa dijadikan sebagai solusi utama untuk tetap menjaga produktivitas kerja di tengah kondisi pandemi yang membatasi Anda bertemu orang-orang secara langsung.