Mengenal Virtual Meeting yang
Semakin Sering Dilakukan

Pandemi COVID-19 membuat gaya hidup sebagian besar masyarakat berubah. Lebih sering menghabiskan waktu di rumah hingga menyelesaikan pekerjaan sambil work from home menjadi hal yang lumrah. Begitu juga semakin seringnya melakukan virtual meeting. Virtual meeting adalah sebuah konsep pertemuan atau diskusi yang dilakukan secara virtual menggunakan berbagai perangkat teknologi.

Saat ini virtual meeting semakin wajar untuk dilakukan. Kalau dulu semua lebih suka melaksanakan meeting sambil tatap muka, sekarang malah lebih senang virtual demi menjaga kesehatan semua pihak.

Caranya Menyelenggarakan Virtual Meeting

Namun bagaimana caranya menyelenggarakan virtual meeting yang efektif? Belum banyak yang tahu soal ini karena seringkali virtual meeting berlangsung terlalu lama tanpa ada alur dan jadwal yang jelas. Kalau sudah begini, pasti sangat mengganggu jadwal pekerjaan Anda. Oleh karena itu, Anda bisa mengikuti cara menyelenggarakan virtual meeting yang efektif di bawah ini.

1. Buat Agenda

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah membuat agenda. Biasanya banyak meeting yang hanya ingin membahas satu topik saja, tetapi tidak tahu bagaimana membuat alur yang baik dan teratur. Untuk itulah tetap diperlukan pembuatan agenda.

Anda bisa memulai membuat agenda dengan memasukkan poin utama meeting, lalu buat struktur seperti berapa setiap poin pembicaraan dibahas. Kemudian ketahui siapa saja peserta meeting yang hadir, apa yang harus dipersiapkan setiap peserta, dan tentunya harus memiliki seluruh dokumen berkaitan. Dengan pembuatan agenda ini, meeting yang dijalankan menjadi lebih efektif.

Baca juga: 3 Perbedaan Video Conference dan Video Chat

2. Pilih Jadwal Paling Tepat

Selanjutnya Anda bisa memilih jadwal paling tepat. Tentukan jadwal sejak jauh hari agar setiap peserta meeting bisa mempersiapkan diri. Selain itu jangan lupa untuk memastikan bahwa setiap peserta tidak memiliki janji terlebih dahulu pada tanggal dan jam meeting agar tak bertabrakan.

3. Ikuti Seluruh Agenda

Jika sudah memulai meeting, Anda tinggal mengikuti seluruh agenda yang telah dibuat sebelumnya. Kalau perlu, Anda bisa menampilkan agenda meeting kepada semua peserta agar mereka tahu apa saja yang akan dibahas dan dilakukan. Jadi masing-masing peserta memiliki pemahaman dasar terkait meeting tersebut.

Apakah Anda tahu etika yang harus dijalankan? Etika virtual meeting adalah peraturan yang harus dipatuhi semua peserta agar berjalan lancar. Dimulai dari jangan menyela pembicaraan, memastikan semua notifikasi dalam keadaan silent, dan memberikan waktu untuk mendengarkan setiap orang berbicara. Dari sana, maka virtual meeting menjadi lebih lancar.

Baca juga: Perbandingan Software Virtual Meeting

4. Tentukan Hasil Meeting

Banyak kesalahan yang dilakukan sehingga membuat virtual meeting tidak efektif, termasuk tidak menentukan hasil akhir dari pembahasan tersebut. Anda harus merangkum hasil meeting. Bisa dari apa saja langkah yang akan dilakukan, para pemegang wewenang untuk tugas tersebut, dan deadline setiap pekerjaan. Jangan lupa juga untuk mengumumkan kapan meeting selanjutnya dilaksanakan agar setiap peserta bisa mengosongkan tanggal dan jam tersebut pada waktu mendatang.

Mudah bukan untuk membuat virtual meeting lebih efektif? Anda sudah mengenal apa itu virtual meeting dan cara membuatnya lebih efektif. Dengan mengikuti setiap langkah di atas, maka setiap virtual meeting yang dijalankan menjadi lebih lancar, dapat menginspirasi, sekaligus mampu mengembangkan bisnis Anda. Jika membutuhkan perangkat virtual meeting yang lengkap, Anda bisa menggunakan Cisco Webex Room Kit yang disediakan oleh Edavos. Solusi virtual meeting terbaik saat ini bisa dipasang di kantor Anda agar proses diskusi bisa lebih lancar. Kunjungi Edavos sekarang juga untuk mendapatkan informasi lebih lanjut