Perusahaan kini punya opsi yang jauh lebih hemat untuk menekan biaya komunikasi, salah satunya lewat VoIP. VoIP adalah singkatan dari Voice over Internet Protocol. Teknologi ini perlahan mulai menggantikan sistem kabel telepon tradisional (PSTN).

Pada 2023, tercatat hanya ada 9,16 juta pelanggan telepon kabel di Indonesia menurut BPS. Angka ini terus menyusut tajam sejak era keemasannya.

Selain soal biaya, kantor-kantor beralih ke VoIP karena era kerja hybrid menuntut tim tetap terhubung tanpa terikat pada meja kantor. Lantas, seberapa penting VoIP bagi perusahaan? Kali ini Edavos akan membahasnya lebih lanjut.

Apa Itu VoIP?

VoIP adalah teknologi yang mampu mengubah sinyal suara analog menjadi paket data digital untuk dikirim melalui jaringan internet. Teknologi inilah yang bekerja di balik aplikasi messenger dan video conference.

Dalam penggunaannya, VoIP menggunakan protokol jaringan seperti SIP (Session Initiation Protocol), H.323, MGCP, SIP, RTP, SDP, atau IAX.

Secara umum, terdapat empat fungsi VoIP dalam menjalankan sebuah proses komunikasi:

Signaling: Menerima jaringan dari penelepon dan menginisiasi percakapan agar kedua belah pihak bisa saling terhubung.
Database service: Mencari lokasi tujuan akhir (endpoint) panggilan sekaligus menerjemahkan alamat pada dua jaringan yang berbeda.
Bearer control: Memungkinkan pengguna menerima, menolak, atau memutus panggilan telepon.
Coded operation: Mentransmisikan serta mengubah suara menjadi paket data, begitu pula sebaliknya saat data sampai di penerima.

Bagaimana VoIP Mentransmisikan Suara lewat Internet?

Meskipun secara kasatmata pengoperasiannya sama seperti menelepon biasa, cara kerja VoIP jauh berbeda dan lebih canggih.

Berikut proses detailnya:

Inisiasi Panggilan melalui SIP: Ketika Anda menekan panggil, protokol bernama SIP (Session Initiation Protocol) akan memetakan nomor telepon tujuan ke dalam bentuk IP address. Cara kerjanya sangat mirip dengan DNS.
Konversi Sinyal Analog ke Digital: Setelah koneksi ke IP address tujuan berhasil, Anda mulai berbicara melalui mikrofon. Suara yang awalnya berupa sinyal analog akan dikonversi menjadi sinyal digital. Proses ini menggunakan teknologi ADC (Analog-to-Digital Converter).
Pengiriman Paket Data dengan RTP: Selanjutnya, sinyal digital yang sudah terbentuk akan dipecah menjadi paket-paket data kecil. Dengan protokol RTP (Real-time Transfer Protocol), paket-paket data ini dikirim lewat jaringan internet.
Penyusunan Ulang Data: Terakhir, pada saat paket-paket data tersebut sampai di perangkat penerima tujuan, sistem akan menyusunnya kembali dengan Digital-to-Analog Converter (DAC) sehingga penerima dapat mendengar suara Anda dengan jelas.

Mengapa Penggunaan VoIP Semakin Urgent bagi Bisnis saat Ini?

Seperti yang sudah kami sampaikan di awal, banyak perusahaan beralih ke infrastruktur komunikasi berbasis internet karena lebih fleksibel dan hemat biaya.

Laporan Mordor Intelligence menunjukkan bahwa adopsi VoIP dapat memotong biaya operasional hingga 60%.

Di sisi lain, panggilan internasional pun jauh lebih murah karena biaya per menitnya hampir sepenuhnya hilang. Ini menjadikannya solusi ideal untuk komunikasi global.

Bahkan provider seperti Telkom Indonesia sendiri sudah memigrasikan sistem PABX kabel lama ke layanan bernama SIP Trunk, yakni layanan VoIP kelas industri. Pembaruan ini mendukung mobilitas dan kerja hybrid.

Di bawah ini tabel perbandingan kebutuhan biaya antara sistem VoIP dan telepon tradisional:

Kategori Biaya	Keuntungan VoIP	Telepon Tradisional
Biaya bulanan	Flat rate/paket langganan	Abonemen + Pemakaian
Panggilan jarak jauh/internasional	Tanpa biaya tambahan	Biaya per menit
Fitur tambahan (voicemail, call forwarding, IVR)	Sudah termasuk dalam paket dasar.	Sering ada biaya ekstra atau bahkan tidak tersedia.
Pemeliharaan sistem	Termasuk dalam layanan penyedia.	Bayar saat dibutuhkan.
Perangkat keras	Minimal, bisa pakai laptop/smartphone yang ada.	Perlu desk phone, kabel, PBX setup.

Perangkat Keras Penunjang Sistem VoIP

Untuk menjalankan sistem ini, Anda membutuhkan beberapa perangkat VoIP berikut:

IP Phone: Pesawat telepon khusus untuk terhubung langsung ke jaringan internet, tanpa memerlukan saluran telepon kabel.
ATA (Analog Telephone Adapter): Perangkat yang memungkinkan pesawat telepon analog biasa bisa tersambung ke jaringan VoIP.
Router dan modem: Menghubungkan seluruh perangkat VoIP ke jaringan internet dengan koneksi yang stabil.
PABX/PBX: Baik dalam bentuk fisik maupun cloud, berfungsi untuk mengatur jalur panggilan dan nomor extension di lingkungan kantor.

Penting: Kualitas komunikasi VoIP sangat bergantung pada koneksi internet, baik di sisi penelepon maupun penerima, serta pada kesesuaian perangkat.

Contoh Aplikasi VoIP yang Paling Umum

VoIP hadir dalam berbagai bentuk aplikasi yang pastinya sering Anda gunakan sehari-hari, baik untuk komunikasi personal maupun kebutuhan bisnis.

Contoh aplikasi messaging dengan fitur panggilan VoIP misalnya:

WhatsApp
LINE
WeChat

Aplikasi video conference berbasis VoIP:

Zoom Meeting
Google Meet
Microsoft Teams
Webex Meetings

Kemudian ada softphone, yaitu aplikasi VoIP di komputer atau smartphone yang membuat perangkat tersebut dapat berfungsi layaknya telepon.

Sebagai partner resmi Cisco Indonesia, Edavos menawarkan solusi kolaborasi premium kelas enterprise bernama Cisco Webex.

Produk-produknya meliputi:

Webex Calling

Layanan dari Cisco Webex ini berfungsi sebagai PABX berbasis cloud sehingga Anda bisa menerima dan melakukan panggilan bisnis di mana saja.

Webex Calling memudahkan Anda membuat sistem PABX tanpa perlu investasi server PABX dan infrastruktur yang rumit.

Cukup dengan berlangganan layanan Cisco Webex Calling, Anda sudah bisa membuat PABX standar enterprise yang kaya fitur.

Webex Meetings

Webex Meetings adalah layanan virtual conferencing dari Cisco, di mana Anda bisa melakukan kegiatan seperti webinar, online meeting, atau event lainnya dengan kualitas super jernih dan kapasitas peserta hingga 1.000 pengguna.

Berlangganan Webex Meeting sangat mudah karena satu lisensi menawarkan banyak fitur yang tidak ada di platform lain.

Webex Messaging

Webex Messaging merupakan layanan kolaborasi melalui media personal messaging, group messaging, dan media sharing. Anda bisa mengirim pesan secara personal atau kepada tim dengan enkripsi end-to-end yang kuat sehingga isi percakapan Anda terjaga.

Seperti halnya layanan messaging lainnya, Cisco Messaging juga menyediakan fitur calling dan team calling, baik hanya dalam format audio maupun video.

Kelebihan dan Kekurangan VoIP yang Perlu Anda Pertimbangkan

Setiap sistem tentu punya plus minus. Sebelum beralih ke VoIP, penting untuk memahami keunggulan maupun keterbatasannya agar dapat mengimplementasikannya sesuai kebutuhan bisnis Anda:

Kelebihan VoIP	Kekurangan VoIP
Lebih hemat biaya karena hanya membutuhkan jaringan internet.	Kualitas suara bisa mengalami delay.
Memanfaatkan infrastruktur data yang sudah tersedia, tanpa biaya bulanan tambahan.	Sangat bergantung pada stabilitas dan kecepatan koneksi internet.
Penggunaan bandwidth lebih minim, hanya sekitar 80-100 Kbps per panggilan aktif.	Perangkat pendukung seperti komputer atau smartphone relatif lebih mahal.
Fleksibel, bisa menyambungkan komputer ke telepon konvensional.	Berpotensi menyebabkan jaringan data perusahaan terhambat jika kapasitas bandwidth tidak memadai.

Pertanyaan Umum (FAQ)

Berapa kecepatan internet minimum untuk VoIP?

Satu panggilan suara VoIP hanya membutuhkan bandwidth sekitar 100 Kbps. Namun, untuk panggilan video HD, idealnya membutuhkan kecepatan minimal 1-2 Mbps per pengguna agar stabil.

Apakah VoIP aman digunakan untuk komunikasi bisnis?

Keamanan VoIP bergantung pada sistemnya. Saran kami, gunakan platform khusus enterprise seperti Cisco Webex yang sudah memiliki enkripsi untuk menjaga kerahasiaan perusahaan.

Apakah nomor telepon bisnis lama saya bisa dipindahkan ke sistem VoIP?

Bisa. Dengan number porting, nomor telepon perusahaan Anda yang lama bisa dialihkan ke sistem VoIP berbasis cloud tanpa harus mengganti nomor.

Beralih ke VoIP untuk Adaptasi dengan Sistem Kerja Modern

Kesimpulannya, VoIP adalah solusi komunikasi bisnis yang lebih fleksibel dan efisien untuk kebutuhan bisnis di era modern.

Namun, untuk memastikan transisi ke VoIP berjalan lancar, Anda membutuhkan infrastruktur jaringan yang andal.

Jika bisnis Anda ingin bertanya seputar implementasi VoIP, silakan hubungi tim Edavos untuk mendapatkan solusi yang paling sesuai. Sebelum migrasi, kami akan memastikan infrastruktur jaringan kantor Anda siap menopang komunikasi berbasis VoIP.