Strategi Mengelola Shadow IT untuk Keuntungan Perusahaan

Shadow IT adalah penggunaan aplikasi, software, serta layanan perangkat lunak/keras, tanpa persetujuan dan pengawasan dari departemen IT resmi dalam sebuah organisasi.

Contoh: perusahaan sudah bekerja sama dengan vendor tertentu untuk membangun ekosistem kerja terintegrasi. Tapi, ada karyawan menggunakan layanan berbagi file lain, seperti Dropbox, untuk urusan pekerjaan.

Mengelola hal ini sangat penting karena hal ini dapat berpengaruh pada produktivitas, efisiensi, keamanan,  hingga biaya dan investasi.

Kenapa Shadow IT Muncul?

Munculnya IT bayangan ini bisa karena berbagai sebab. Sebagian sebab tersebut ada yang bersifat positif, tapi ada juga yang negatif.

Contoh alasan positif antara lain:

1. Kebutuhan. Sistem IT perusahaan mungkin tidak mengakomodasi semua kebutuhan yang diperlukan menurut karyawan. Karena itu, karyawan berinisiatif mencari solusi cepat untuk kebutuhannya tersebut.
2. Kemudahan penggunaan. Bisa juga fitur yang karyawan inginkan sudah tersedia, tapi kurang ramah pengguna. Akibatnya, mereka mencari yang lebih user friendly.
3. Biaya lebih rendah. Layanan dari luar bisa jadi memiliki biaya yang lebih rendah, bahkan gratis, dibandingkan dengan solusi yang disetujui departemen IT.
4. Budaya perusahaan. Terakhir, bisa jadi memang culture perusahaan tersebut yang mendorong karyawannya untuk berani mencoba hal baru.

Baca Juga: Lonjakan Serangan Siber di Indonesia Sepanjang Tahun 2023

Di sisi lain, ada juga alasan negatif yang menyebabkan munculnya IT bayangan. Satu di antaranya karena kurangnya kesadaran tentang pentingnya keamanan data dari karyawan.

Manfaat Shadow IT

Terlepas dari berbagai alasan tersebut, IT bayangan memberikan manfaat atau benefit, baik di sisi perusahaan maupun karyawan.

Bagi karyawan, menggunakan layanan IT selain dari fasilitas perusahaan, bisa jadi lebih praktis dan mudah.

Selain itu, karyawan bisa tetap memelihara kreativitas dan inovasi dengan konsisten mencoba hal-hal baru. Apalagi karena banyak layanan IT yang memberikan opsi free trial.

Bagi perusahaan, produktivitas bisa meningkat. Organisasi jadi lebih responsif terhadap terhadap permintaan pasar dan aktif menerapkan ide-ide yang segar. Hal ini dapat sekaligus menumbuhkan budaya eksperimen dan inovasi dalam perusahaan.

Baca Juga: SASE, Praktik Terbaik untuk Keamanan Jaringan Bisnis

Yang tak kalah penting, layanan IT gratis atau open source tersebut membutuhkan biaya yang lebih murah daripada solusi IT tradisional.

Risiko Shadow IT

Meski demikian, menggunakan sistem atau aplikasi yang bukan rekomendasi resmi departemen IT, jelas memiliki risiko, terutama dari sisi keamanan.

Penyusupan, kehilangan data, hingga kebocoran menjadi risiko yang perlu perusahaan mitigasi dengan serius. 

Begitu juga penggunaan software atau aplikasi bajakan/MOD yang menyebabkan ketidakpatuhan pada peraturan/UU serta memiliki konsekuensi hukum.

Masalah lain yang sering muncul adalah sulitnya integrasi layanan tersebut dengan sistem IT yang sudah dibangun perusahaan.

Belum lagi jika terlalu nyaman dengan vendor shadow IT tersebut sehingga jadi ketergantungan. Hal ini justru mengurangi fleksibilitas dan meningkatkan biaya, karena perusahaan jadi harus tambah langganan premium versi enterprise.

Cara Mengelola Shadow IT untuk Keuntungan Perusahaan

IT bayangan hampir selalu ada dalam setiap perusahaan. Karena itu, solusi shadow IT menuntut pengelola perusahaan harus berpikiran terbuka dan tidak perlu mendemonisasi atau memusuhi secara berlebihan.

Dengan adanya manfaat dan risiko dari hal tersebut, maka perusahaan perlu merumuskan strategi dalam mengelola shadow IT.

Jika Anda pengelola perusahaan, Anda bisa mengikuti cara berikut.

Rekomendasi Platform Aman

Daripada karyawan coba-coba layanan shadow IT secara sembunyi-sembunyi, dorong mereka untuk mau mendiskusikan kebutuhan dan kekhawatiran dengan departemen IT.

Setelah itu, sebisa mungkin buat fitur atau layanan tersebut dengan penggunaan yang user friendly.

Jika terpaksa, buat daftar vendor software, aplikasi, atau layanan IT yang aman dan tepercaya, sehingga mereka bisa memilih secara mandiri.

Edukasi dan Pelatihan

Latih karyawan tentang penggunaan IT perusahaan, terutama untuk fitur-fitur yang sebenarnya sudah ada, tapi karyawan tetap menggunakan vendor luar.

Selain itu, berikan juga pelatihan praktik terbaik keamanan siber dan risiko shadow IT. Faktor manusia  terbukti menjadi penyebab kebocoran keamanan IT yang paling tinggi.

Regulasi dan Batasan

Shadow IT memiliki tingkat risiko yang tidak selalu sama. Karena itu, perlu regulasi dan batasan tertentu agar tetap memberikan kenyamanan bagi karyawan dan keamanan bagi perusahaan.

Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam regulasi seperti: tingkat prioritas berbasis risiko hingga daftar perangkat mandiri (BYOD – Bring Your Own Device) yang dibolehkan.

Baca Juga: ChatGPT Security Risks: Menangkal Dampaknya untuk Perusahaan

Pengawasan dan Evaluasi

Pengawasan shadow IT dapat dilakukan dengan: 

1. Memonitor penggunaan jaringan, perangkat lunak, dan cloud
2. Pemasangan VPN, firewall, proxy
3. Melakukan survey pada karyawan

Selanjutnya, hasilnya dapat Anda gunakan untuk mengidentifikasi risiko, menghitung biaya, dan mengukur dampak IT bayangan pada produktivitas karyawan.

Jadi, IT bayangan memang keniscayaan di hampir setiap perusahaan. Ada manfaat maupun risiko di situ. Namun, agar terkontrol dan bermanfaat besar, perlu strategi yang baik dalam mengelolanya.

Jika membutuhkan bantuan, Anda bisa mempercayakan pengelolaan shadow IT di perusahaan Anda pada EDAVOS.

Tingkatkan keamanan perusahaan Anda dengan layanan keamanan canggih dan terintegrasi untuk melindungi aset penting, seperti Cisco Umbrella dari Edavos. Kami menyediakan solusi IT terdepan untuk pengalaman yang seamless dan perlindungan yang andal.

Informasi Selengkapnya